دعوت از مقامات دولتی در رویداد ها - مزایا و معایب

در اکثر رویدادهای کشور از مقامات استانی و کشوری دعوت می شود تا با حضور و سخنرانی در رویداد به رویداد ارزش و بها بدهند. گاهی اوقات این حضور باعث ایجاد مسائلی می گردد که برای برگزارکنندگان کمتر قابل پیش بینی است. در این مقاله با استفاده از تجربیات سالها برگزاری همایش ، نکاتی را در اختیار شما مخاطبان ارجمند قرار خواهم داد . با بررسی این رهنمود ها نسبت به انتخاب مقام مسئول تصمیم درستی اتخاذ خواهید نمود.

آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس / برگزارکنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاری مراسم:

مزایای حضور مقامات دولتی در مراسم:

1- حضور مقامات در یك مراسم و رویداد می تواند مورد پوشش خبری و رسانه ای قرار بگیرد. عوامل برگزاری می توانند با طرح این موضوع نسبت به انتخاب حامی مالی رویداد با میدان وسیعتری نسبت به انتخاب اسپانسر اقدام نمایند.

2- در مراسم افتتاح یك كارخانه و یا پروژه ، حضور یك مقام مسئول بسیار در شهرت و معرفی طرح موثر می باشد و پیشنهاد می گردد این مراسم با تشریفات خاصی برگزار و با یك تیم خبری مجرب و با مرابطات عالی وارد مذاكره شوید و ضمانت بگیرید كه مراسم شما تحت پوشش خبری مناسب قرار گیرد. اگر موفق به انجام این كار نشوید چندین برابر آن را باید صرف تبلیغات موثر نمایید.

3- خیلی از سازمان ها تمایل دارند در مراسم با حضور مقامات حاضر شوند و این می تواند تاییدی بر صحت و سقم رویداد باشد. در هر صورت باید بپذیریم كه خیلی از افراد همیشه دنباله رو هستند و با محافظه كاری می توانند در این مراسم به عنوان مشاركت و حتی مساعدت وارد عمل شوند.

4- حضور یك مقام مسئول در یك رویداد می تواند به عنوان یك ارتباط موثر قلمداد گردد و باعث ایجاد رابطه دوستانه بین عوامل رویداد و مقام مدعو گردد. در این خصوص می توان به امتیازات خاصی  بدون اتلاف وقت و از مسیر میانبر دست یافت . به طور مثال می توان یك وقت ملاقات از یك وزیر گرفت كه در حالت عادی زمان بر خواهد بود.

معایب دعوت از مقامات دولتی:

1- با گسترش ارتباطات و اخبار رسانه ای  و دیده شدن مقامات در رسانه ها ی دیداری و شنیداری ، مخاطبان علمی  تمایل زیادی به دیدار افراد سیاسی ندارند. معمولا مخاطبان در همه جای جهان ، اعتماد زیادی به سیاستمداران ندارند.

2-  كمتر مسئولی سر وقت در همایش حاضر خواهد بود و این بدان معنی است كه رویداد شما با "اگر" و "اما" همراه است. آیا همایش شما به موقع شروع خواهد شد؟

3- مراسم استقبال و مشایعت و بدرقه مقامات نظم مراسم شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد.گاهی سخنرانان به خاطر این موضوع تحت تاثیر فضا قرار گرفته و رشته سخنرانی خود را از دست می دهند.از آن بدتر مقاماتی هستند که کمتر به آیین تشریفات مراسم آگاهی دارند و در طول مراسم و در زمان سخنرانی افراد دیگر به صحبت با کناری خود مشغول می شوند و یا برای غلبه بر فضای استرس زای ورود ، خود را مشغول به خواندن مجلات ، نشریات و بروشور ها کرده و این توهین به سخنران محسوب می گردد.

4- اگر مقام مسئول و هیات همراه كه بی تشابه با لشكر سلیمان نیست ،خودش باعث بی نظمی در مراسم شما نشود قطعا خبرنگاران و عكاسان این مهم را جبران خواهند کرد. البته هستند مقاماتی كه بدون حاشیه وارد مراسم می شوند و این موضوع در اكثر موارد با رتبه علمی مقام مسئول همخوانی دارد.

5- در خیلی از مواقع دیده شده است كه مقام مسئول انتظار دارد تا با تالار همایش مملو از جمعیت روبرو شود. بعضی از این مقامات از گماشتگان خود در مراسم خبر می گیرند و اگر مراسم از استقبال کمی برخوردار باشد آنها حتی بدون اطلاع ، حضور در مراسم را منتفی می كنند و برنامه شما تحت تاثیر قرار می گیرد .شما به عنوان دبیران رویداد  مورد سوء ظن مخاطبان قرار خواهید گرفت.

6- وظایف تامین امنیت  و تشریفات مقامات و هیات همراه  به عهده میزبان است. سعی كنید این شعار را سرلوحه  خویش قرار دهید." پیشگیری همواره بهتر از یك پاسخ سخت است".

7- در اكثر اوقات مقام مسئول به خاطر مشغله كاری و یا برنامه های غیر مترقبه از حضور در مراسم ، باز می مانند . این موضوع گاهی اوقات باعث بر هم زدن برنامه زمانی همایش در تاریخ از پیش تعیین شده می گردد و تغییر تاریخ خود موجب از دست رفتن تالار همایش در روز خاص و موجب ضرر و زیان هنگفتی خواهد شد. البته همه می دانند كه تغییر تاریخ برگزاری یك رویداد از دید رقیبان و همكاران شما ، یك شكست محسوب می گردد .این باعث می شود تا تعدادی از مخاطبان  از حضور در مراسم شما خودداری كنند و به نظر من حق با آنهاست. چون آنها برنامه های كاری خود را تنظیم نموده اند و آیا دلیلی وجود دارد تا به خاطر این مراسم، همه برنامه های خود را به هم بزنند؟

اگر شما از جمله برگزاركنندگان تخصصی هستید و علاقه مندید رویداد خود را طبق جدول زمانبندی و روزشمار به پیش ببرید، این تقریبا محال است.

8- حضور مقامات در رویداد ها ، اگر چه برای دست اندكاران برگزاری یك امتیاز به نظر می رسد  ولی معمولا به علت اختلاف نگرش از دید استادان و اندیشمندان با سیاستمداران ، یك جو ملتهب ایجاد خواهد نمود و نسبت به برهه زمانی و مكانی هر طرف می تواند ، ادعای خاصی داشته باشد كه کمتر با نظر برگزار كنندگان همخوانی دارد. گاهی از قبل هماهنگی صورت می پذیرد تا امتیازی از طرف مقام مدعو به رویداد و مخاطبان داده شود . این موضوع می تواند اثر بالا را تلطیف نماید.

9- مكان همایش: این گمان اشتباهی است كه همیشه مخاطبان از مقام مدعو انتظار مساعدت و همكاری دارند. گاهی اوقات این مقام مدعو است كه سعی می كند با حضور در مراسمی به نفع خود بهره برداری نماید . هرچند این موضوع در وهله اول آشكار نباشد.

من در مراسم زیادی به عنوان مجری صحنه حضور داشته ام . خیلی از دست اندركاران همایش از ماه ها قبل به بنده می گویند كه فلان مقام مسئول در رویداد حاضر خواهد بود. بنده بر اساس تجربه ای كه دارم به دست اندركاران خواهم گفت :" بعید است این مقام در مراسم شما حاضر شود".

بیشتر اوقات در روز مراسم این گفتمان مورد پذیرش عوامل و دبیران قرار خواهد گرفت.

بله! خیلی از مقامات مسئول تنها در بعضی از تالار های همایش حضور خواهند داشت و حضور در بعضی از تالار ها را دون شان خود می دانند . این كه این موضوع درست است یا خیر ، در این مقوله نمی گنجد و هم می تواند درست باشد و هم می تواند اشتباه.

10- در میان مقامات مدعو دیده شده است كه  بعضی بدون توجه به گذر زمان به سخنرانی ادامه می دهند و کمتر كسی هم جلودار آنها است. در این شرایط معمولا مخاطبان شما وارد فاز منفی و خستگی می شوند و خیلی از افراد ترجیح می دهند تا چشمان خود را ببندند و یا حتی بخوابند.معنی دیگر آن این است كه رویداد شما با شكست روبرو شده است و شما در انتخاب سخنران ناشیانه عمل نموده اید.

نتیجه گیری:

این بستگی به شما دارد تا با سبک و سنگین کردن موارد بالا از کدام و در چه مناسبتی از مقامات در رویدادهای علمی خود بهره ببرید.

1- شما برای دعوت از یك مقام مسئول به رویداد خود، با اندكی تحقیق می توانید چهره های مهم و اثرگذار را كه به خوش قولی و مردم داری شهره هستند و جهان شمول فكر می كنند را دعوت به سخنرانی نمایید.

2- سعی كنید مقام مرتبط با رویداد را دعوت نمایید و از دعوت هر مقامی و وصله زدن وی به رویداد با عناوین مختلف خودداری نمایید.

به طور مثال وزیر فناوری و ارتباطات ربطی به ارتباطات و روابط عمومی ندارد حتی اگر نام ارتباطات را داشته باشد. در عوض وزیر فرهنگ ،وزیرآموزش و پرورش، وزیر علوم و تحقیقات و معاونان آنها می توانند در همایش روابط عمومی موثر قلمداد گردند.

3- به یاد داشته باشید یك روابط عمومی قوی از جانب مقام مدعو ؛ گاهی از حضور خود مقام موثرتر است و بازتاب موثر رویداد را پوشش خواهد داد.

4- در دعوت از مقام مدعو اطمینان حاصل نمایید وی یك سخنران است و تنها به مقالات آنها در جراید توجه نكنید چون اكثر مقالات و كتاب ها توسط زیردستان آنها انتشار می یابد و خیلی از مقامات حتی فرصت خواندن مقاله و پیام را پیش از انتشار ندارند.

5- اطمینان حاصل نمایید شخص مدعو میانه رو و مردم دوست باشد و از دعوت افراد متعصب و تندرو بر حذر باشید. در هر صورت اكرام مخاطبان از وظایف شما به عنوان میزبان رویداد است و هرگونه نادیده گرفتن نقطه نظرات مخاطبان از جانب سخنران مدعو  باعث ریزش مخاطبان در رویداد بعدی شما خواهد بود.

6- سخنرانان خوب؛ كوتاه ، به موقع و جذاب سخنرانی می كنند و از فرافكنی اجتناب و جهان شمول سخنرانی می كنند.آنها در پایان سخنرانی مورد تشویق ممتد مخاطبان قرار خواهند گرفت. سعی كنید آنها را به مراسم خود دعوت نمایید.

7- تنها اگر مجبور هستید دو مقام مسئول با دو نوع نگرش فكری متضاد را  همزمان دعوت به یك رویداد نمایید. اگر خوش شانس باشید و هر دو مقام خلف وعده نكنند مطمئن باشید یكی از آنها یا نخواهد آمد و یا در صورت حضور تمام صحبتش در مسیر تخریب دیگری خواهد بود  و دود این معركه به چشم شما خواهد رفت.

8- اگر همایش شما دو روزه است پیشنهاد می گردد مقام مدعو ارشد را برای روز اول دعوت نمایید و از مقام با درجه اهمیت كمتر در اختتامیه بهره ببرید.

9- گاهی اوقات می توانید در صورت لزوم از پیام كتبی یا تصویری یك مقام مسئول استفاده نمایید . به طور مثال اگر از ویدئو كنفرانس استفاده نمایید هم از مزایای آن استفاده می برید و هم از اشكالات مذكور در بالا جلوگیری خواهید كرد. از نظر تامین امنیتی نیز آرامش بیشتری خواهید داشت.

10 - یك مجری صحنه حرفه ای، عكاس و فیلم بردار حرفه ای، تیم خبرنگار مجرب با تیم تشریفات تخصصی مراسم می توانند با شما همكاری نمایند تا یك رویداد عالی را تجربه نمایید. شما می توانید به عنوان یك برگزاركننده؛ اكرام مخاطبان، احترام سخنرانان و اطمینان كارفرمایان را تامین نمایید.

رویداد خوبی را پیش رو داشته باشید. هرگاه مخاطبان شما اهمیت شان برای مقام مدعو مشخص باشد و مقام مدعو یك سخنران حرفه ای باشد و موضوع رویداد با سخنان مقام مدعو  مناسبت داشته باشد؛ می توانید مطمئن باشید كه هم سخنران و هم مخاطبان ، همه در رویداد بعدی شما شركت خواهند نمود.

امیدوارم این نكات را مفید ارزیابی نمایید. ما برآنیم تا در آینده نزدیك سخنرانی سخنرانان شما را ( بدون اطلاع یا با اطلاع) مورد نقد و بررسی قرار دهیم. نكات قوت را بشارت دهیم و نكات منفی را  اشارت.

جهان شمول سخن گفتن ، مثبت اندیشیدن و مثبت گفتن  ، خوش پوشی و نظام آراستگی، علمی بودن و آینده نگری از نكات مهمی هستند كه مورد توجه قرار خواهند گرفت. من فریبا علومی یزدی با صلاحیت های قوی ، تنها كسی هستم كه مدعی ارتقاء سخن و سخنوری در ایران هستم و آرزو دارم یكی باشم از هزاران.

تنظیم: هومن بهلولی